電話の応答についてまとめ

電話の応答についてまとめ †

就職活動では、突然電話がかかってくることや、電話をかけなければならない
ケースが存在します。これらに対応するため、電話に応答について学習しましょう

電話のマナー †

①時間帯を選ぶ
・忙しい始業時（９：００～）、終業時（１７：００～）は控える
・時間帯　午前10～12時、午後2～4時がよい
・様々な電話サイトの内容によると、朝に会議があるケースを考慮して、
　"午後2～4時"が電話をかけるのに最も良い時間帯と言える。

②場所を選ぶ
・静かな場所、電波の届きやすい場所を選んで話す
・都合が悪い場合、一度電話を切り、適切な場所に移動してかけなおす。

③メモをとる
・電話するときは必ずメモをとるクセを身につける
・メモして復唱し、確認する。特に数字、時間、人名は必ず確認

④礼儀正しく
・声は普段よりも少し高めにする
・まずは大学名、学部、氏名を名乗り、適切な敬語を使用する
・また、「今お話してもよろしいでしょうか」と相手の都合を配慮する
・あいさつや御礼、お詫びは丁寧に述べる。
・電話は相手が切るのを確かめてから切る

電話に必要な表現 †

就職活動では、友人や家族と電話するわけではないので、
しっかりとした敬語表現や、電話特有の表現が必要です。

敬語表現 †

マジックフレーズ †

断りや、依頼の際にクッションとして用いる表現

ありがとうございます
あいにくではございますが
お差支えなければ
恐れ入ります
お手数ですが
ご存じのことと思いますが
ご多忙とは存じますが
ご面倒ですが
早速でございますが
失礼ですが
誠に恐縮ですが
申し訳ございませんが

例
恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか？

お差支えなければ、ご担当者様のお名前をお教えいただけますか？

ビジネス表現への言い換え †

避けるべき表現 †

・あいまいなもの
ex) 一応、たぶん

・入れる必要がない表現
ex) ～のほう、～という感じ

・意味のない過去形
ex) よろしかったでしょうか

・逆説的な表現
ex) ～ですが、～ですけど

電話のかけ方 †

①まず大学名・学部・氏名を名乗る
「恐れ入ります、わたくし○○大学経済学部３年の○○と申します」

②用件と、つないでほしい部署、あるいは担当者を伝える
「会社説明会の申し込みの件で、お電話させていただきました。
人事のご担当者様をお願いいたします。」

③電話に出た人に再度、大学名・学部・氏名を名乗り、
　相手の都合を確認後、簡潔に用件を述べる
「わたくし○○大学経済学部３年の○○と申します。」
「今お話してもよろしいでしょうか。」
「1月の会社説明会の件で、予約のお電話させていただきました。」

④予約した日程などを復唱して確認。感謝を述べる
「ありがとうございます。1月21日月曜日、午前10時の回ですね。
お忙しい中ありがとうございました。」

⑤相手が電話を切ったら、自分も切る
「それでは、失礼いたします。」

Q&A †

電話で遅刻を知らせるとき †

Q.説明会に遅刻しそうだが、どのように電話すべき？

A.まず謝罪、その後に理由、対応策を述べる 謝罪が大事

会社からの電話を受け損ねた時 †

Q.ケース会社から電話がかかってきていたが、気付いたのは夜の９時
「本日中に連絡が欲しい」とメッセージが残っていたが、かけなおすべき？

A.すぐにかけなおす

もう帰ったと勝手に判断したり、遅い時間だから迷惑と心配する必要はない
もし、担当者がいなくても、
「○○大学の○○です。本日はお電話いただきながら、大変失礼いたしました。
明日改めてご連絡させていただきます。」とメモを残してもらうように頼めばよい
そうすれば、その日に電話したという事実は残る。その上で翌朝改めて電話しよう

担当者が不在のとき †

Q.採用担当者に電話をかけたが、相手は不在。どうする？

Aいつごろならいるか聞いて、改めてこちらからかけ直す

先方の都合のよいときにかけ直してもらうのは、失礼。
「いつごろお戻りになるでしょうか？」と聴き、
相手の都合のつく時間にかけ直す

突然電話が切れたとき †

Q.こちらからの電話をかけたが、向こうのミスできれてしまった。どうする？

A「電話が切れてしまって申し訳ありません」とかけ直して謝罪しよう

かけ直して、電話が切れてしまったことについて軽くやり取りをするのがマナー
向こうのミスで切れてしまっても謝罪しよう

突然の着信 †

Q.非通知の着信があったら

A.でる

Q.授業中に電話がかかってきたら？

A.授業終了後、折り返してかけ直す

電車に乗っている場合、次の駅で降りてかけ直す

電話応答の参考 †

書籍
絶対内定確定マニュアル
就職活動向けの電話のマナーについて記述

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